În contextul actual, viteza de transmitere și siguranța informațiilor conținute de documentele digitale este vitală. Drept dovadă, piața semnăturilor electronice a crescut substanțial și în România. Potrivit unei statistici, în cazul unor instituții ale statului, precum ANAF sau Casa Națională de Asigurări de Sănătate, aproximativ 70% dintre documentele transmise de persoanele fizice sau companii sunt semnate electronic pentru că fie instituțiile respective cer acest lucru, fie pentru că acest lucru reprezintă cea mai bună alternativă în ochii celor care le semnează electronic și le trimit mai departe prin intermediul poștei digitale.
Semnătura electronică este definită de Legea 455/2001, prin articolul 4, punctul 3, ca fiind ”date în formă electronică, care sunt atașate sau logic asociate cu alte date în formă electronică și care servesc ca metodă de identificare”.
Rezultă din această încercare de definire că semnătura electronică are două caracteristici importante. În primul rând atestă identitatea semnatarului, iar în al doilea rând asigură faptul că un document nu a mai fost modificat după ce a fost semnat. Modificarea documentului ulterior semnării este posibilă dar și depistabilă destul de ușor.
Necesitatea semnăturii electronice vine ca urmare a faptului că semnătura olografă de pe un document digital nu dă asigurări că nu a fost fraudată sau că informațiile din documente nu au fost modificate, șterse sau completate. Semnătura de mână de pe un astfel de document poate fi decupată și atașată altor documente cu ușurință.
Valoarea probatorie a semnăturii electronice
În cazul în care anumite documente digitale au menirea de a produce efecte juridice se pune problema valorii lor probatorii, adică în ce măsură pot fi considerate probe într-o instanță de judecată.
Pentru a avea valoarea probatorie a unui document clasic (tipărit pe hârtie), semnat ololgraf, adica a unui înscris sub semnătură privată, documentul digital trebuie să aibă atașată o semnătură electronică extinsă. Aceasta este bazată pe un certificat digital calificat și generată de un dispozitiv securizat. Semnătura electronică simplă, bazată pe un certificat digital simplu, are o valoare probatorie mai mică decât o semnătură electronică extinsă, dar mai mare decât o semnătură olografă de pe un document digital.
Certificatul digital poate fi obținut de la un furnizor acreditat. Aceștia sunt recunoscuți și la nivelul unor state membre ale Uniunii Europene, precum Germania, Danemarca, Suedia, Polonia, Finlanda, Portugalia etc. Numărul statelor care acceptă semnătura electronică și recunoaște furnizorii români de certificate digitale este în creștere.
Cine și unde poate folosi semnătura electronică
Semnătura electronică poate fi atașată de orice persoană, oricărui document digital generat de programe informatice precum editoarele de text, editoarele foto, aplicații de calcul tabelar, programe de evidență contabilă. De regulă este preferat formatul pdf deoarece se prezumă că acesta oferă o securitate mai mare a informațiilor din documente.
Pentru a putea folosi semnătura digitală, persoanele fizice au nevoie de o pereche funcțională alcătuită dintr-o cheie publică și o cheie privată, primite de la un furnizor de certificate digitale. În cazul semnăturii electronice extinse este nevoie și de un dispozitiv securizat, care poate fi obțiunt de la un furnizor acreditat de certificate digitale.
Avantajele utilizării semnăturii electronice
Semnătura electronică oferă o serie de avantaje celor care o folosesc. Uneori acesta este obligatorie în trimiterea prin poșta digitală a unor documente, către unele instituții ale statului. De regulă, semnătura electronică este preferată de firme pentru că asigură o serie de avantaje.
Documentele semnate electronic nu mai pot fi modificate fără ca acest lucru să nu poată fi depistat foarte ușor, iar semnătura nu mai poate fi fraudată atât de lejer ca în cazul semnăturii olografe de pe un document digital. Spre exemplu, pentru a fi fraudată semnătura electronică este nevoie de intrarea în posesia dispozitivului securizat de generare a ei. Dacă este furat, acesta poate fi anulat, la fel de simplu cum poate fi anulat și un card de credit de către titularul lui.
Folosirea semnăturii electronice în schimbul de documente dintre companii duce la creșterea încrederii reciproce și la viteza de schimb informațional. Documentele digitale semnate electronic nu mai necesită imprimarea lor pentru a fi semnate sau arhivate, lucru care duce la diverse economii, de hârtie, spații fizice de arhivare, timp etc. Arhivarea digitală permite accesarea mai ușoară a documentelor dorite. Dacă este neapărat nevoie de ele, pot fi imprimate oricând.
Marius Apetrei
